Política de tratamiento de datos personales

Zentral Solutions S.A.S., sociedad identificada con NIT 902.064.009-2 e inscrita en la Cámara de Comercio de Barranquilla con la matrícula mercantil 938.429.

Esta política aplica a los datos personales que Zentral recoge a través de este sitio web, de sus canales de contacto (formulario, correo y WhatsApp) y de sus relaciones con clientes, proveedores y aliados.

En los productos de software que Zentral presta a otras empresas (Zentral RIPS y Zentral Loyalty), los datos de las personas que usan o reciben el servicio de nuestros clientes se tratan como se explica en la sección 9.

Para leer esta política se usan los términos de la Ley 1581 de 2012:

Zentral trata los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En la práctica eso significa: recoger solo lo necesario, usarlo solo para lo que se informó, no venderlo ni cederlo para fines ajenos, y protegerlo.

Cuando envías el formulario, nos escribes por WhatsApp o por correo, nos autorizas a tratar los datos que compartes para atender tu solicitud y hacerle seguimiento. Esa conducta equivale a la autorización prevista en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, y por eso el formulario lo recuerda justo antes del botón de envío.

En Zentral RIPS, la autorización se da marcando la casilla correspondiente antes de comprar o de pedir el plan anual. Guardamos la fecha, la hora y la versión de los términos aceptados como prueba de esa autorización.

Para cualquier finalidad distinta de las informadas pediremos una autorización nueva. Puedes revocar tu autorización en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

Este sitio no solicita datos sensibles. Te pedimos no incluir en tus mensajes información de salud, biométrica u otra de carácter sensible. No estás obligado a entregar datos sensibles y, si los compartes, solo los usaremos para atender tu solicitud.

El sitio no está dirigido a menores de edad y no recogemos intencionalmente sus datos.

Frente a los datos de las cuentas de nuestros clientes (razón social, NIT, correo y usuarios del panel), Zentral es responsable del tratamiento.

Frente a los datos de las personas que usan o reciben el servicio de nuestros clientes (por ejemplo, los clientes de un comercio en Zentral Loyalty), el responsable es la empresa que contrata el producto y Zentral actúa como encargado: trata los datos por cuenta de esa empresa, según sus instrucciones y el contrato. Si eres titular de esos datos, puedes dirigir tu solicitud a esa empresa o a Zentral, y te ayudaremos a que llegue a quien debe resolverla.

Algunas decisiones de diseño limitan lo que Zentral llega a conocer: en Zentral RIPS los archivos (RIPS, facturas, bases de afiliados, tarifarios y notas técnicas, con los datos de salud de los pacientes) se leen y procesan en el navegador de quien usa la herramienta; no se envían a nuestros servidores ni a nuestros proveedores, y Zentral no es responsable ni encargado de ese tratamiento. Al servidor solo llega un identificador aleatorio de cada carga. Las tablas de códigos de referencia que el usuario carga pueden quedar guardadas en el navegador de su propio equipo. En Zentral Loyalty la promoción del día solo llega a quien autorizó recibir publicidad.

Para pedir soporte no hace falta enviar archivos ni datos de pacientes. Si alguien los envía por correo o WhatsApp, los usamos solo para atender esa solicitud y los eliminamos al cerrarla.

No vendemos ni cedemos datos personales a terceros para sus propios fines. Para operar el sitio y nuestros productos usamos estos proveedores. Los encargados tratan los datos por nuestra cuenta; los responsables independientes los tratan bajo su propia política.

Los encargados de la lista anterior pueden tratar los datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección de datos (Circular Externa 005 de 2017). La transmisión se hace solo para las finalidades de esta política, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, y con contratos de transmisión o acuerdos de tratamiento de datos que obligan a cada encargado a tratar los datos según esta política, con seguridad y confidencialidad. Al autorizar el tratamiento autorizas también esa transmisión.

Podemos sustituir o agregar proveedores cuando lo requiera la operación; en ese caso actualizaremos esta lista.

Conservamos cada tipo de dato solo mientras exista la finalidad que lo justifica o una obligación legal de conservarlo. Cumplido ese plazo, lo suprimimos. La supresión no obliga a borrar la información que la ley exige conservar.

Aplicamos medidas técnicas y administrativas proporcionales al tipo de dato: conexiones cifradas (HTTPS), acceso restringido a quien lo necesita, proveedores de infraestructura con controles de seguridad reconocidos y límites contra el uso abusivo de los formularios. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio como lo exige la ley.

Como titular, según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

La gerencia de Zentral Solutions S.A.S. atiende las consultas y reclamos sobre datos personales. Escríbenos a [email protected] con el asunto «Datos personales», o envía tu solicitud por escrito a Calle 81 # 59-20, apartamento 401, Barranquilla. Pueden presentarla el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro.

Consultas: si quieres saber qué datos tuyos tenemos o cómo los usamos, respondemos en un máximo de 10 días hábiles desde que recibimos la solicitud. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo antes del vencimiento y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Reclamos: si consideras que tus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que se incumplió la ley, envía un reclamo con tu identificación, la descripción de los hechos, la dirección donde quieres recibir respuesta y los documentos que quieras aportar. Si el reclamo está incompleto, te lo diremos dentro de los 5 días siguientes para que lo completes; si pasan 2 meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe. Mientras lo resolvemos, los datos quedarán marcados como «reclamo en trámite». Respondemos en un máximo de 15 días hábiles; si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes.

La supresión o la revocatoria no proceden cuando exista un deber legal o contractual de conservar los datos.

Esta política rige desde el 24 de septiembre de 2026; la versión actual, desde el 5 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantienen mientras subsistan las finalidades descritas en ella. Si la cambiamos de forma sustancial, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha y lo comunicaremos antes de aplicarla.